1. Başlangıç tarihini ve kapsamı belirleyin
Cari ve stok devirlerini hangi tarihle taşıyacağınızı netleştirin. Geçmiş işlemleri de aktaracaksanız devir bakiyesine zaten dahil olan hareketleri yeniden eklemeyin. Aynı borcu hem devirde hem geçmiş alış kaydında taşımak bakiyeyi iki kez artırır.
2. İsimleri ve birimleri düzenleyin
Aynı müşterinin farklı yazılmış adlarını, tarla adlarını ve ürün isimlerini gözden geçirin. Kilo, ton, dekar ve metrekare gibi birimlerin hangi sütunda bulunduğunu açıklaştırın. Benzer isimli iki müşteriyi tek kişi gibi eşleştirmeyin.
3. Excel şablonunu hazırlayın
EkimHesap sabit şablon üzerinden aktarım yapar. Google E-Tablolar kullanıyorsanız dosyanızı Excel biçiminde indirebilirsiniz. Şablonun açıklamalarına göre alanları eşleştirin; ürün, ambar, sezon, cari, parsel, ekim, devir ve desteklenen geçmiş kayıt türlerini ayrı sayfalarda hazırlayın.
4. Kaydetmeden önce önizlemeyi kontrol edin
Aktarım önizlemesinde eklenmesi beklenen kayıtları ve sayfa/satır/sütun bazındaki hataları inceleyin. Hatalar giderilmeden aktarımı tamamlamayın. Sistemde kontrol edilmesi gereken bir dosyayı iletişim formuna eklemek yerine demo görüşmesinde aktarım sürecini netleştirin.
5. Sonuçları bildiğiniz hesaplarla karşılaştırın
Aktarım sonrasında birkaç müşterinin ekstresini, bir ambarın ürün miktarlarını ve bir tarlanın sezon kayıtlarını mevcut dosyanızla karşılaştırın. Sonuçlar doğrulandıktan sonra günlük kayıtların hangi tarihten itibaren yeni sisteme girileceğini ekibinizle paylaşın.