Her girişte mal sahibini ve birimi kaydedin
Mal sahibinin adı, ürün, ambar, giriş tarihi, miktar ve birim birlikte kaydedilmelidir. Varsa kantar fişi ve teslimat açıklaması da kaydın sonradan kontrolünü kolaylaştırır. Ton ile kilogramı aynı sütunda karıştırmayın: 1 ton, 1.000 kilogramdır. Benzer isimli iki mal sahibini tek hesap altında birleştirmeyin.
Kalan miktarı mal sahibi, ürün ve ambarla birlikte okuyun
Bir kişinin farklı ürünleri veya farklı ambarlarda mahsulü olabilir. Yalnız kişi adına bakarak buğday ile arpayı toplamak ya da farklı ambarları aynı yer gibi değerlendirmek stok kontrolünü zorlaştırır. Başlangıç miktarına emanet girişlerini ekleyip emanet çıkışlarını düşürerek ilgili ürünün kalan miktarını kontrol edin.
İade ile satın almayı ayrı kaydedin
Mal sahibine iade edilen ürün fiziksel olarak ambardan çıkar; hem emanet miktarı hem fiziksel miktar azalır. Emanet ürünü satın aldığınızda ise mal aynı ambarda kalabilir. Bu durumda emanet azalır, kendi malınız artar ve satıcıya borç oluşur. İkisini aynı tür çıkış gibi kaydetmek toplam miktarı yanlış gösterebilir.
Sayım farkının nedenini araştırın
Fiilî miktar kayıttan farklıysa önce eksik giriş, iki kez yazılmış teslimat, yanlış birim ve yanlış mal sahibi ihtimallerini inceleyin. Fire veya sayım düzeltmesinde tarihi ve açıklamayı saklayın. Açıklanamayan farkı bir mal sahibinin hesabından rastgele düşürmek yerine kayıtların nerede ayrıştığını belirleyin.
Mahsul miktarıyla para hesabını birlikte kontrol edin
Emanetteki kilogram miktarı tek başına alacak ya da borç tutarı değildir. Emanetten alım gerçekleştiğinde fiyat, kesinti ve vade bilgileri ticaret hesabına girer. Sonradan yapılan ödeme kalan borcu azaltır; ambardaki ürünü ikinci kez artırmaz.
EkimHesap’ta nereden izlenir?
Emanet mahsul mal sahibine bağlı kaydedilir. Ambar durumunu ambara, ürüne veya mal sahibine göre inceleyebilirsiniz. Mal sahibinin cari sayfasında da emanetteki ürünü ve kalan miktarı görünür. Ayrı emanet stok sayfasında gerçek uygulama ekranını ve mevcut kullanım kapsamını inceleyebilirsiniz.
100 ton buğdayın sahipliği değişirse
Örnek, aynı ambarda duran buğdaydan 10 tonun emanet sahibinden satın alınmasını anlatır. Fiziksel taşıma veya fire yoktur.
- Başlangıçta fiziksel miktar
- 100 ton
- Başlangıçta kendi malınız
- 70 ton
- Başlangıçta emanet
- 30 ton
- Emanetten satın alınan
- 10 ton
- Alım sonrası kendi malınız
- 80 ton
- Alım sonrası emanet
- 20 ton
- Alım sonrası fiziksel miktar
- 100 ton
Ürün aynı ambarda kalır; 80 ton kendi malınız + 20 ton emanet = 100 ton fiziksel miktar. Satıcının para hesabı, alımda kaydedilen fiyat ve koşullara göre ayrıca izlenir.